Universal GmbH üçüncü taraf denetim yönetim sistemini (UPR.02 Sertifikasyon Prosedürü) uygulamaktadır. Müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilmek için anlaşılabilir, etkin ve profesyonel bir belgelendirme sürecini aşağıda belirtilen çerçevede sağlamaktadır.

Bilgilendirme;

Universal ofisleriyle irtibat kurmanız halinde sizlere belgelendirme gereklilikleri hakkında detaylı bir açıklama ve değerlendirme fırsatı sağlanacaktır.

Firmanız adına ‘Belgelendirme Teklifi’ nin hazırlanabilmesi için Belgelendirme Talep Formunu doldurmanız gerekmektedir.

Başvuru Formunun incelenmesine müteakip sertifikasyon işlemleri için bir teklif firmanıza ulaştırılır. Bu teklif haricinde ekstra bir ücret  bulunmamaktadır.

Başvuru;

Universal GmbH tarafından gönderilen teklifin kabul edilmesi durumunda Belgelendirme Başvuru Formu size ulaştırılacaktır. Bu form eksiksiz doldurulup ofisimize iletildiğinde belgelendirme süreci de başlamış olacaktır.

Sistem Denetimi;

Ön Denetim:

Firmanın tabi olduğu yönetim sisteminin uygulanması ile ilgili doğru bilginin elde edilmesi, firmanın belgelendirme prosedürünü bütün olarak anladığının belirlenmesi ve doğrulanması amacıyla belgelendirme denetimi öncesinde müşterinin isteğine bağlı olarak gerçekleştirilir. Ön Denetimler belgelendirme için tavsiye niteliği taşımaz.

1. Aşama Denetimi

Universal GmbH, kuruluşu dokümanlarının uygunluğunu incelemek üzere ziyaret etmektedir.

Aşama 1 denetimin hedefleri:

•Kuruluşun Yönetim sistemi hakkında  dokümanlarının uygunluğunu ilgili denetim standardı(ISO 9001- ISO 14001- ISO 2200  vs) ve denetim kapsamına göre belirlemek.

•Aşama 2 denetim için detaylı bir plan hazırlayabilmek

•Profesyonel bir Rapor hazırlayabilme imkanı sağlamak.

Kuruluşu daha iyi tanıyabilme ve kapsam, prosesler, hariç tutmalar ve adam gün hesaplamalarını kontrol etmek.

Birinci aşama denetimin etkin bir şekilde tamamlanabilmesi Yönetim sisteminin çıktıları , yasal ve mevzuat şartları, ilgili Standart tarafından talep edilen dokümanlar ve sistemin etkinliğini ölçebilecek kayıtlar kuruluş tarafından hazır bulundurmalıdır.

 

2.Aşama Denetimi:

Universal GmbH denetim ekibi tarafından gözden geçirilen dokümanlar ve sahada gerçekleştirilen Aşama 1 denetimindeki incelemenin sonuçları olumlu ise Aşama 2 denetimi planlanır.

Aşama 2 Denetimi, Denetim Planına göre yürütülür. Denetim; açılış toplantısı, denetimin gerçekleştirilmesi, denetim ekibi değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.

 

Aşama 2 denetiminin hedefleri:

•Yönetim sisteminin etkin olarak uygulandığını doğrulamak

•Uygun görüldüğünde denetim standardına göre belgelendirmeyi tavsiye etmek

Belgenin Verilmesi:

Belgelendirme denetimi sonucu kuruluş, kalite sisteminin ilgili standart şartlarına uygun olduğunun belirlenmesi ve Universal GmbH Belgelendirme Komitesi’nin olumlu karar vermesi ile kalite sistem belgesini almaya hak kazanır.

Belge almaya hak kazanan firmaların belgeleri üzerinde yayın tarihi, bitiş tarihi ve belge periyodu ibareleri bulunmaktadır. İlk Belgelendirmede belge yayın ve belge bitiş tarihi aralığı 1 yıldır. Yıllık olarak gerçekleştirilen gözetim denetimlerinin uygun olması durumunda yeni belge yayınlanarak, İlk yayın tarihi her zaman aynı kalmak üzere, belge bitiş tarihi 1 yıl uzatılmaktadır. Belge periyodu kısmına, kaçıncı periyotta olduğu parantez içinde belirtilir, böylece toplamda belge periyodu 3 yıla tamamlanır.

Universal GmbH ile sözleşme imzalayan kuruluş, belgeyi ancak denetim edilen ve belgede adı geçen üretim/hizmet yeri/yerleri için kullanılabilir.

Belge, kalite sistemi belgelendirme başvurusu yapılan kapsama verilmiş olup, bu kapsam dışında kullanılamaz.

Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgelerin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.

Gözetim Denetimleri:

Gözetim Denetimleri belgeli kuruluşun kalite sistem belgesinin alış tarihi baz alınarak en az yılda bir kez incelenmesidir. Bir belge kullanma döneminde (3 yıl) en az 2 gözetim denetimi yapılır. Belgenin geçerlilik süresi boyunca referans standardın tüm maddeleri en az 1 kez incelenir.

Gözetim Denetim Periyodu, belgelendirme denetimi sonunda firma tarafından belirlenir. Gözetim Denetimlerinin sayısı Universal GmbH‟ a ulaşan müşteri şikayetleri, Gözetim Denetimi sırasında bulunan uygunsuzluğun derecesine göre veya Denetim Ekibinin görüşleriyle arttırılabilir.

 Takip Denetimleri:  

Belgelendirme denetimi sonucunda kuruluşun belge almaya hak kazanamaması, yapılan denetimler esnasında tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetlerin etkin olarak uygulandığının belirlenmesi veya belgeli kuruluşun Askıya Alma maddesinde belirtilen nedenlerden dolayı belgesinin askıya alınması durumunda gerçekleştirilen denetimlerdir.

Belge Yenileme Denetimi:  

Verilen bir belge üç yıl için geçerli olarak kalacaktır, bu nedenle her üç yılda bir yeniden belgelendirme yapılmaktadır.

Kalite Sistem Belgesinin üç (3) yılsonunda geçerliliğinin sona ermesi nedeni ile bu sürenin bitimine üç (3) ay kala firma yazı ile uyarılır. Eğer firma bildirim tarihinden itibaren 3 ay süresinde cevap vermez ve/veya belgenin devamını talep etmediğine dair yazı gönderir ise belgenin bitim süresi sonucunda belge iptal edilir.

Firma belge yenileme talebinde bulunursa, Firmanın yazılı talebi doğrultusunda belge yenileme denetimi gerçekleştirilir.

Transfer Denetimi;

Farklı belgelendirme kuruluşları tarafından belgelendirilmiş firmalar ilgili prosedüre göre uygunluk sağlandığı durumlarda  Universal GmbH’ a transfer olabilir.

Transfer başvuruları, ilk belgelendirme denetimine başvuru ile aynı şekilde gerçekleştirilmektedir.

Detaylı Bilgi için UPR.02 Sertifikasyon Prosedürü’ nü inceleyebilirsiniz.